Dạo này Mẹ Sò hay nhận được câu hỏi về file excel quản lý bán hàng PRO 1.4 của Webkynang.vn. Như là file này dùng như thế nào, dùng có dễ không, hay dùng có hiệu quả không?…
Vài tháng trước mình đã mua bản 1.4 PRO vềđể quản lý Shop, nên cũng có đôi điều chia sẻ với ai đang lăn tăn trước khi mua.
TẢI PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG - KHO (HỮU ÍCH)
1. Tại sao cần một File excel quản lý bán hàng ĐÀNG HOÀNG chút!
Mình làm kế toán, có một business riêng bán hàng thành ra cũng gặp đôi chút khó khăn trong quản lý hàng tồn kho.
Nhiều khi mình lấy hàng về, có giấy tờ lưu lại, mình cũng có ghi sổ tay để quản lý
Thời gian đầu 1 – 2 mã thì không sao, sau bán nhiều hơn, nhiều hàng, hàng đi thường xuyên.
Nhiều lúc nghĩ còn tồn hàng nhưng đến khi vào kho không thấy đâu.
Nhiều khi hàng bán rồi, mình nhớ rõ ràng đã thu tiền nhưng mình quên ghi phiếu, cứ thấy thừa tiền mà không biết làm sao check ra được.
Điên quá.
Mẹ Sò với excel cũng gọi là biết biết tí, thành ra cũng tập tành tự vẽ một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản để tự quản lý kho, doanh số, công nợ,…
Dùng file mình tự làm nên cũng tự tin phết đấy
Chỉ có điều:
- Nhiều khi bị lỗi số liệu, chẳng hiểu sao nó lệch nữa
- Đầu thì căng thẳng với khách hàng, chả còn hơi sức đâu mà check tại sao lệch
- Lỗi sai lại càng không quản lý được.
- Gửi thông báo đòi nợ mà sai thì: (1) bị thiệt, (2) bị khách nó mắng cho thì khổ.
Mình quyết đi đầu tư, mua ứng dụng bên ngoài người ta xây dựng sẵn, mình cứ thế áp dụng và làm thôi.
Đó là lý do cần có một File excel quản lý kho, bán hàng, công nợ đàng hoàng.
2. Review các lựa chọn mua phần mềm bán hàng (online/ offline), excel để quản lý bán hàng
Đây cũng là phần cần phải cân nhắc thật kỹ nè.
Sau vài ngày tìm hiểu, mình phân loại thành 3 nhóm:
2.1. File excel quản lý bán hàng bằng excel chuyên nghiệp
Excel là cái đầu tiên mình nghĩ tới và mong muốn sử dụng để quản lý công việc bán hàng của mình.
Bởi:
- Dùng excel quen rồi
- Cũng biết tí chút, nên cũng hay táy máy thêm bớt (biết cũng không tốt vì hay tạo ra cái sai không biết trước :))
- Rất linh hoạt
- Dễ quản lý và xem báo cáo
- Chi phí thì rất hợp lý so với các lựa chọn số 2 và 3 dưới đây
Hiện nay, nếu dùng excel bạn có 2 sự lựa chọn:
- Dùng các file free trên mạng:
Đây là phương án rẻ nhất, gần như không mất phí. Nhưng khi gặp lỗi thì chẳng biết kêu ai để hỗ trợ. Mà có được hỗ trợ thì không biết tới bao giờ (1 tiếng, 1 ngày hay 1 tuần). Mình là người kinh doanh không có nhiều ngày để chờ như vậy.
Nên mình không lựa chọn phương án này.
- Dùng của các đơn vị chuyên nghiệp
Bạn lên google search cho khách quan nhé.
Mình đề xuất dùng của Webkynang.vn vì mình đã dùng rồi.
Lý do sao đề xuất bạn xem phần 3 của bài viết này nhé.
2.2. Phần mềm quản lý bán hàng chạy trên các ngôn ngữ lập trình như SQL, C+,…
Lên mạng search có mà ra cả tá.
Nhiều không kể siết.
Ưu điểm:
- Xử lý được lượng giao dịch lớn
- Form mẫu biểu quy chuẩn
- Phổ biến, nhiều công ty phần mềm để lựa chọn
Nhược điểm:
- Đắt – là cái đầu tiên phải kể tới (3 – 5 triệu/ 1 phần mềm thì bạn cẩn thận với chất lượng và dịch vụ chăm sóc sau bán, tầm hơn chục triệu thì ok hơn)
- Quá nhiều tính năng, dùng có hết đâu mà mua. Thành ra lãng phí, khó dùng
2.3. Các phần mềm bán hàng online
Cái hay của ông phần mềm online là được trả phí theo tháng.
Khoảng đâu đó 200k/ 1 tháng, tính theo năm là 2.4 triệu.
Nhưng nếu nhân lên vài năm thì kha khá đấy.
Nên nếu để dùng tạm thì được chứ dùng dài lâu thì tốn ra phết đấy các bạn.
Mình không định đầu tư nhiều tiền như vậy.
Hiện nay cũng không có nhiều đơn vị cung cấp service này và độ an toàn cho dữ liệu là một câu hỏi lớn chưa có lời giải
3. Tổng quát file excel quản lý bán hàng của Webkynang.vn
Đây file mình đang dùng nhé
Mình cần quản lý cả hàng tồn kho và báo cáo, nên sẽ dùng bản có báo cáo bán hàng.
Quy mô của mình bé tí tẹo nên các bạn ấy tư vấn dùng bản nhỏ thôi.
Mình cũng gật gù (thật ra mình dành ngân sách ra có mấy trăm nghìn đồng – dùng tiền hiệu quả là được rồi)
Bên phần mềm, mấy đơn vị mẹ sò cũng lân la hỏi hết , mình cũng tải về cài bản miễn phí
Dùng thử thì thấy tầm quản lý của họ cao quá, nhu cầu của mình cũng chỉ cần đến quản lý nhập xuất tồn là được, có báo cáo bán hàng thì càng hay, tiện cho mình.
Tiền nong, lãi lỗ tạm thời với mình = tổng tiền bán – tổng tiền nhập – ship xiếc này nọ, đấy có thế thôi.
Mà các bác ấy cho cơ man nào là báo cáo doanh thu theo mã, báo cáo theo vụ việc, tồn kho theo từng kho…
Rồi lại tích hợp cả kế toán
Thành ra chi phí cho mình dùng phần mềm lên vài triệu.
Éc, thế thì tiền đâu mà dùng!
Thôi thôi, em vái các bác ngả nón!!!
Về hoạt động của file excel quản lý kho, đơn giản lắm, mình tải từ email các bạn ấy gửi, về máy giản nén cứ thế mà dùng
Cơ bản thì chủ yếu mình làm trên excel, cũng khá thân thiện, mình muốn chèn dòng chèn cột, tùy mức quản lý của mình, phần nào không hiểu hoặc bị lỗi thì mình gọi hỗ trợ
2.Tính năng chi tiết và các tiện ích đi kèm
2.1 Tính năng của file excel quản lý bán hàng, kho này
- Quản lý danh mục, mã hàng
- Báo cáo tồn kho tổng hợp, chi tiết
- Báo cáo bán hàng, lãi/lỗi tạm thời
2.2 Các tiện ích đi kèm khi dùng file
- Cài đặt đơn giản, thậm chí không cần cài đặt
- Không cần cài lại phần mềm khi cài đặt lại máy
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
- Các nút điều hướng nhanh khá thân thiện => thao tác nhanh nhẹn hơn
2.3 Ưu điểm – Nhược điểm khi sử dụng file quản lý kho bằng excel này
Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng
Giá vài nghìn đồng/1 ngày, dùng 1 năm đầu tiên đã hết chi phí
Phí bản quyền trả 1 lần duy nhất, dùng mãi mãi
Dịch vụ hỗ trợ sau bán RẤT TỐT. Khi gặp lỗi, mình gửi mail yêu cầu hỗ trợ thì chỉ trong vài phút là có người xử lý cho mình qua Ultraviewer luôn.
Nhược điểm:
Không dùng online
Không dùng 2 người được cùng lúc (đây là nhược điểm của excel chưa khắc phục được)
Lượng nghiệp vụ lớn đến chục nghìn dòng hoặc danh mục có từ đơn vị 10.000 mã hàng trở lên thường hay bị đơ excel do khối lượng tính toán lớn (đây cũng là điểm yếu của excel đó nha)
Hia hia tất nhiên là mẹ sò chỉ có vài chục mã, nhập xuất mới có nghìn dòng/mấy tháng, dùng tẹt đi hahaa
3. Các vấn đề hay gặp khi sử dụng
- Khi file bản FULL được gửi chưa phù hợp với các tiêu chí quản lý bên bạn -> có thể yêu cầu bên Webkynang.vn hỗ trợ để chỉnh sửa đôi chút
Tất nhiên là có thể được miễn phí hoặc bị tính phí, tùy yêu cầu
Đứng ở góc độ người làm riêng như mẹ sò, cá nhân mẹ sò thấy tính phí là bình thường, miễn sao chi phí phù hợp
- Mới đầu dùng chưa quen, người dùng là mình hay nghĩ là bị lỗi hay bị sai -> nhưng bản thân mình cần check lại phần ngày tháng trong data nhập hàng – xuất hàng của mình
Thường sẽ bị lỗi do excel lấy theo ngày giờ máy tính của chính bạn, không để ý thành ra nhập ngược ngày/tháng đó thôi
Mình bị vài lần, kêu giời lên để các bạn ấy hỗ trợ, hahaha giờ tự dùng siêu lắm
- Lỗi xem báo cáo
- Lỗi in phiếu
4. Ai nên sử dụng file excel quản lý bán hàng, kho của webkynang
- Các đơn vị có nhu cầu quản lý hàng hóa trong thương mại, sản xuất
- Những người không giỏi excel cũng dùng được
- Không cần hiểu về kế toán, không biết về kế toán cũng dùng đươc
- Có nhu cầu quản lý số liệu chuyên nghiệp, nhưng thích sự đơn giản, tiện lợi
- Ngân sách ở mức chi phí hợp lý (1 tới 2 triệu)
Như vậy, mẹ sò đã Chia sẻ xong về lựa chọn mua file excel quản lý bán hàng của webkynang.vn
Hi vọng rằng, đôi điều chia sẻ này giúp ích nhiều cho các bạn còn đang lăn tăn.
Kết luận:
- Tiền nào vải đó
- Mình kinh doanh nên chuyên môn hóa, dành thời gian cho bán hàng, còn công nghệ để người khác lo thì tốt hơn.
Không chỉ mình mà ngay cả trên giải pháp excel cũng có bạn tìm hiểu về nó:
