Tự xây dựng file quản lý kho bằng excel đơn giản
Trong series loạt bài giới thiệu về excel trong đợt này, mình sẽ giới thiệu các bạn cách xây dựng một file quản lý kho bằng excel đơn giản
Ngoài ra, mình cũng sẽ cung cấp một file mẫu trắng để các bạn tự thực hành, các file quản lý nhập xuất tồn kho đã được xây dựng sẵn để các bạn tham khảo
Bắt đầu thôi!
Download Free
1.Hành trang cần chuẩn bị để tự xây dựng một file quản lý kho bằng excel
- Kiến thức cơ bản
+ Hàm Vlookup
+ Hàm if, if có điều kiện
+ Hàm sum, sumif, sumifs (nếu có)
+ Đặt tên vùng dữ liệu name manager
+ Các phép toán cộng trừ nhân chia cơ bản
Vì là mình hướng dẫn cách các bạn tự làm file, do đó các bạn tự củng cố các kiến thức, lý thuyết để chúng ta bắt đầu cho hiệu quả
Hiện nay có các trang về excel, khá hay, kiến thức tổng hợp như:
+ giaiphapexcel.com.vn
+ youtube.com
+ excel.webkynang.vn
+ Mrexcel.com (của nước ngoài nhá)
+ excelforum.com (cũng là tiếng anh nhé)
+ support.office.com (trang này thì khỏi cần giới thiệu rồi)
Đây là những nơi được coi như kho tàng excel mà các bạn có thể học một cách hệ thống nhất, mình cũng từ mấy cái lò bát quái này ra cả đấy
Ngoài ra cũng có một vài blogger mới viết nhưng cũng đầu tư kiến thức ra phết, các bạn có thể theo dõi hành trình của các anh chị ấy, như
+ hocexcelonline.vn
+ hocexcelcoban.com
+ vietexcel.com
+ danhgia.pro.vn
Hãy như mình hí hí!!!
- Yêu cầu về máy tính và bộ office
Máy tính chỉ cần chạy ngon, cài được office 2007 trở lên là được các bạn nhé
Office thì dùng phiên bản từ 2007 trở lên do bản 2003 chưa hỗ trợ hàm sumifs (tính tổng nhiều điều kiện ấy)
- Về file mẫu – file quản lý kho bằng excel
Các bạn có thể tự vẽ một file như mẫu sau:
Gồm các phần cơ bản như nhập liệu, Danh mục hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn
Nếu bạn ngại vẽ, bạn có thể tải về tại đây: Mẫu file trắng – quản lý kho trên excel
Nào, let’s move ur ass!!!!
2. Thực hành file quản lý kho bằng excel đơn giản
2.1 Xây dựng danh mục hàng hóa
- Việc xây dựng danh mục hàng hóa để tối ưu cho công việc, chi tiết như:
+ Hạn chế việc nhập đi, nhập lại nhiều lần một mã hàng, mà không kiểm soát được cách gõ cũng như ký tự gõ
+ Thống nhất quy cách, gọi tắt cho một mặt hàng
+ Đồng bộ dữ liệu tìm kiếm, cũng như dữ liệu lên báo cáo
- Các thông tin cơ bản trong danh mục – file quản lý kho bằng excel
+ Số thứ tự (STT)
+ Mã hàng
+ Tên hàng/quy cách sản phẩm
+ Đơn vị tính
+ Số lượng tồn kho tại thời điểm nhập dữ liệu
+ Giá trị tồn kho tại thời điểm nhập dữ liệu
2 phần mục cuối về hàng tồn kho này bạn có thể tạo hoặc không tạo, mình sẽ có 2 hướng xử lý như sau:
Thứ nhất: Bạn làm một phiếu nhập, mã phiếu TK, để xác nhận số tồn kho kiểm đếm khi bắt đầu làm file => do đó sẽ không cần mở tồn kho đầu kỳ
Thứ hai: Bạn muốn có con số đầu kỳ rõ ràng, lên báo cáo vào cột tồn kho khi nhập liệu, thì lại tạo trong danh mục bình thường
Hai cách trên có ưu điểm nhược điểm rõ ràng, bạn cân nhắc để thực hiện nhé
- Đặt NAME MANAGER cho cột mã hàng
Chọn cột mã hàng, như file, mình làm với 100 mã hàng, do đó lấy từ =DM!$C$6:$C$101
Nhấn tổ hợp phím ctrl + F3
Xuất hiện hộp thoại, chọn NEW…
Sang hộp thoại nhỏ hơn, như hình sau:
Đặt NAME = mahang, CHỌN OK là xong bạn nhé
Làm tương tự với phần dữ liệu =DM!$C$6:$F$101 = dmhh
2.2 Xây dựng form DATA để nhập liệu ban đầu
- Các thông tin, xây dựng các cột lấy dữ liệu
Vì thông tin lên báo cáo cần đến số lượng và giá trị nhập liệu của hàng tồn kho, liên quan đến việc xem lại, check và lưu trữ chứng từ về sau
Do đó thông tin sẽ bao gồm
+ Số Thứ tự (bạn có thể lên hoặc không, mình cần vì mình thấy khi tìm hoặc xem thì dễ ghi nhớ thôi)
+ Số chứng từ
+ Ngày nhập liệu/hoặc ngày trên chứng từ
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ Số lượng nhập
+ Số lượng xuất
+ Đơn giá
+ Thành tiền
+ Nhà cung cấp/Khách hàng
+ Ghi chú
- Hướng dẫn cách làm phần nhập liệu – file quản lý kho bằng excel
Mình sẽ chèn công thức, thao tác tại các vị trí sau:
+ Mã hàng: Cột này, mình dùng data Validation, để lấy bộ lọc cho mã hàng từ danh mục
Chọn cột mã hàng từ ô C4:c1003 (ví dụ với data 1000 dòng,bạn muốn làm hơn thì insert thêm dòng là được nhé)
Tại phần Source bạn gõ
=mahang (tên đã đặt ở danh mục)
Bỏ chọn ignore blank để excel thông báo khi bạn gõ sai mã hàng so với danh mục
Chọn in-cell dropdown để tại mỗi ô trong cột mã hàng sẽ tự tạo một list, như trong danh mục để bạn tự chọn
+ Tên hàng:
= dùng hàm vlookup kết hợp hàm iferror
+ Đơn vị tính: tương tự như tên hàng
Vlookup để tìm tên hàng đã đặt trong danh mục
Iferror để loại bỏ các kết quả #N/A do hàm vlookup trả về vì mã hàng không tồn tại trong danh mục hoặc không tìm thấy giá trị
+ Thành tiền
+ Giá vốn
Trong mẫu quản lý kho bằng excel lần này mình sẽ hướng dẫn giá vốn theo phương pháp đích danh, phần phương pháp trung bình sẽ cập nhật sau nhé
Để tính giá vốn theo phương pháp đích danh, bạn có các điều kiện sau: Mã hàng, số lô hoặc số phiếu căn cứ xuất đi
Bạn dùng hàm sumifs (nhiều điều kiện) với vùng kết quả (sum_range) là cột đơn giá, vùng điều kiện 1 là cột mã hàng, vùng điều kiện 2 là cột chứng từ
2.3 Báo cáo nhập xuất tồn – file excel quản lý nhập xuất tồn
Phần báo cáo này thì cực kỳ đơn giản
- Cột mã hàng: link bằng công thức trực tiếp từ danh mục sang
- Cột tên hàng thì dùng Vlookup như bên data
- Phần tồn kho đầu kỳ: bạn có thể để tạm thời bằng 0, hoặc dùng sumifs với điều kiện mã hàng, số phiếu “TK”, phiếu mặc định để nhập tồn kho ban đầu
- Phần nhập kho: Sumif với mã hàng – sumifs của mã trong tồn kho
- Phần xuất kho: sumif với mã hàng
- Tồn kho cuối kỳ thì chỉ cộng / trừ đi thôi
Nếu bạn còn muốn tìm thêm điều kiện theo tháng thì mở thêm cột tháng cho phần DATA
Các dữ liệu tìm kiếm sẽ thêm điều kiện tháng đấy nhé
Hô, phù đã xong
Vì là mình không mô tả lại các hàm do đó mình cũng sẽ không viết công thức chi tiết ra, các bạn làm một lần thì thấy khó, nhưng qua các bước tiếp theo sẽ dễ hơn thôi
Mình cam đoan đấy
3. Nguồn download các file quản lý nhập xuất tồn – quản lý kho bằng excel
Trên thực tế, trên mạng cũng có nhiều file quản lý kho được mọi người chia sẻ. Mình nghĩ rằng các file kiểu này rất tốt cho những ai có thời gian nghiên cứu, vọc vạch. Áp dụng cho nhân viên kế toán, nhân viên kho hoặc những ai yêu thích excel.
Các bạn có thể lên các trang sau để tìm kiếm file mẫu để tải về nhé:
- Giaiphapexcel.com
- Webketoan.com
- Hoặc search trên Mediafire
Còn nếu bạn Là chủ Doanh nghiệp, là người không có nhiều thời gian và muốn có một Ứng dụng chuyên nghiệp quản lý hàng hóa thì ad khuyên bạn nên chọn Giải pháp của Webkynang.vn
Mẹ sò đã từng dùng cho shop quần áo của mình và thấy nó đơn giản và về cơ bản đáp ứng được trên 90% nhu cầu của mình.
Mình cũng đã viết bài viết Review về Ứng dụng quản lý kho, bán hàng của họ trên Phunupro
